电子文件归档制度

    为加强本单位电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，根据有关档案法律法规和《电子文件归档与管理规范》等有关文件规定，特制定本制度。

一、电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。

二、应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

三、应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。

四、归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

五、具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。

    六、应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。

舟山市卫生和计划生育局综合档案室